1. ¿Cuáles son los tipos de documentos compatibles?
Puede usar HelpRange para almacenar y compartir tipos de archivos: PDF, PowerPoint (.pptx, .ppt), Word (.docx, .doc), Imágenes (bmp, jpeg, jpg, png, svg, tiff, webp), Texto (rtf, txt), Hoja de cálculo (xls(x), csv, ods, xlr).
2. ¿Cuál es el límite de tamaño de archivo para la carga de documentos?
Actualmente el límite predeterminado es de 80MB. Si desea cargar documentos más grandes, por favor contáctenos.
3. ¿Cuáles son los enlaces a los archivos de documentos?
Permites acceder a archivos de documentos en HelpRange usando enlaces compartidos. Puedes crear tantos enlaces como desees para un archivo de documento dado. Cada uno de estos enlaces puede ser etiquetado por el usuario/grupo asignado a él. Así puedes rastrear quién exactamente abrió y vio tu documento.
4. ¿Cómo funciona el seguimiento de documentos?
Subes tu documento en HelpRange y te damos un enlace seguro a ese documento, que puedes compartir. Cuando un usuario abre un enlace determinado en un navegador, puede verlo o descargarlo (si no deshabilitaste la opción de descargar e imprimir). Si se visualiza en el navegador, podemos rastrear estadísticas de uso (mapas de calor, páginas leídas, dirección IP, navegador utilizado y más...) y mostrarte todo eso en forma de estadísticas analíticas en HelpRange. Si permites la descarga del documento, entonces no podemos controlar ni rastrear el documento descargado, porque es solo un archivo.
5. ¿Cómo editar documentos subidos (por ejemplo, después de haber presionado el botón de enviar)?
Esto es súper simple: solo sube un archivo de documento con el mismo nombre al mismo directorio o haz clic en el icono para subir la versión actualizada.
Protección
6. ¿Cómo HelpRange evita que las personas descarguen/copien/impriman documentos?
Debido a que has subido tu documento en HelpRange, te ofrecemos numerosos controles de acceso sobre tu documento. En primer lugar, puedes deshabilitar la capacidad de descargar e imprimir tu documento. De esta manera estás permitiendo que el usuario vea tu documento solo usando tu enlace, sin perder los controles de acceso y puedes usar otra función de HelpRange: la capacidad de revocar el acceso al enlace del documento en cualquier momento. Puedes deshabilitar la capacidad de reenviar tu enlace a otros usuarios, y mucho más. Sin embargo, debes ser consciente de que ningún método para evitar que las personas copien tus materiales es perfecto. Por lo tanto, no podemos garantizar que tu documento no será copiado. Por ejemplo, podemos imaginar una situación en la que tu documento sea copiado haciendo capturas de pantalla de la pantalla que muestra tu documento (pero incluso para este caso, HelpRange ofrece una solución: Screenshot Mask).
7. ¿Cómo compartir documentos de forma segura con una dirección de correo electrónico dada o una lista de direcciones de correo electrónico (salas de datos privadas)?
Por favor, vaya a la pestaña Data Rooms. Aquí puede agregar invitados (como direcciones de correo electrónico) que están fuera de su organización. Puede asignar fácilmente y controlar el acceso a documentos para ellos. Cada vez que asigne algún documento a un invitado, HelpRange enviará un mensaje de correo electrónico con un enlace donde los invitados necesitarán autenticarse (usando una contraseña de un solo uso enviada a la dirección de correo electrónico dada) para ver los documentos asignados. Esos invitados pueden ser sus estudiantes, personas que pagaron por sus materiales, etc. Solo los Administradores pueden controlar el acceso a documentos para los invitados.
8. ¿Cómo desactivar el reenvío de tus documentos?
Puedes compartir el enlace de tu documento específico solo con un único usuario. Hay dos opciones, una es configurar Desactivar Reenvío para un enlace de documento dado. De esta manera, solo el primer usuario que lo abra podrá volver a abrirlo, cualquier otro usuario que intente abrir este enlace será bloqueado (incluido el propietario del archivo). Por lo tanto, si eres el propietario del archivo, entonces no deberías abrir el enlace del documento dado, porque compartir este enlace con otros usuarios no funcionará. Para desactivar el reenvío de un enlace de documento, por favor ve a Control de Acceso para el archivo del documento dado y configura No permitir reenvío para un enlace dado. No permitimos el reenvío de enlaces de documentos en función de las características del dispositivo en el que se abrió el enlace por primera vez. Otra opción es usar la función de Salas de Datos. De esta manera, puedes compartir tus documentos solo con invitados (direcciones de correo electrónico) fuera de tu organización. Cada invitado necesitará autenticarse mediante contraseñas temporales para acceder a los documentos.
9. ¿Cómo funciona la configuración de la fecha de vencimiento de un documento en HelpRange?
Es simple: estableces una fecha de vencimiento para un enlace determinado de tu archivo de documento. Después de la fecha de vencimiento, el enlace caducará, por lo que cualquiera que quiera acceder a tu documento utilizando este enlace no podrá hacerlo.
10. ¿Cómo puedo estar seguro de que nadie excepto las personas de un grupo determinado verán mi documento?
No hay manera de estar 100% seguro. Sin embargo, estamos habilitando muchos métodos para permitir que solo un grupo determinado de personas vea tus materiales. Aparte de deshabilitar la capacidad de descargar e imprimir tus documentos, puedes establecer fechas de vencimiento, contraseñas o permitir que solo los usuarios con una dirección IP dada vean tus documentos.
11. ¿Cómo puedo evitar que varios usuarios accedan a una determinada enlace compartido de documento?
Esto es simple en HelpRange. Solo tienes que configurar - Solo un usuario puede ver al mismo tiempo - para el enlace dado. Debería limitar el número de usuarios que acceden a un enlace dado a uno.
Generación de prospectos
12. ¿Puedo usar HelpRange para la generación de leads (correos electrónicos, números de teléfono, etc.) de modo que mis documentos funcionen como imanes de leads?
Sí, puedes hacerlo. Puedes preguntar sobre el correo electrónico, teléfono u otra información de los usuarios antes de que vean tu documento (ve a Controles de Acceso y marca Mostrar Página de Aterrizaje). Personaliza tu página de aterrizaje, por favor ve a Aterrizajes, construye tu página de aterrizaje y luego úsala eligiendo la Plantilla de Página de Aterrizaje en la Configuración de tu Directorio. Para evitar problemas legales, puedes proporcionar tu propio cuadro de consentimiento HTML personalizado que se usará debajo de nuestra casilla de verificación (puedes establecer tu propia plantilla en tu Configuración, pero necesitas ser el administrador del equipo). Además, puedes descargar toda la lista de correos electrónicos provistos, números de teléfono, etc. como un archivo CSV para un enlace dado. Además, puedes usar tu propio nombre de dominio personalizado, necesitas ir a tu Configuración de Perfil y hacer clic en Establecer Dominio. Adicionalmente, puedes establecer requisitos para la información proporcionada por el usuario, puedes requerir correo electrónico de trabajo, puedes verificar que el correo electrónico proporcionado realmente pertenezca al usuario (HelpRange puede enviar un código OTP al usuario para la verificación), puedes requerir número de teléfono y mucho más....
13. ¿Puedo usar mi propio idioma como idioma de la página de destino?
Sí, puedes. Puedes proporcionar traducciones para los textos en la página de inicio en Configuración de Perfil. Haces eso proporcionando un diccionario JSON como, por ejemplo (para polaco): {"Phone": "Telefon", "First Name": "Imię"}
Analítica y Seguimiento
14. ¿Cómo rastrear quién abrió un documento dado?
Hay tres posibilidades. La primera es crear un enlace dedicado para un usuario/grupo determinado. La segunda es añadir parámetros de consulta al enlace del documento dado. Por ejemplo, si tu enlace es https://www.helprange.com/view/somelinkid, entonces puedes añadir por ejemplo el parámetro de consulta ?user=someid, para compartir https://www.helprange.com/view/somelinkid?user=someid. La última es pedir el correo electrónico, teléfono u otra información de los usuarios antes de que vean tu documento (ve a Controles de acceso y marca Mostrar página de aterrizaje). Para personalizar tu página de aterrizaje, por favor ve a Aterrizajes, construye tu página de aterrizaje y luego úsala eligiendo Plantilla de Página de Aterrizaje en la Configuración del Directorio. Además, puedes descargar toda la lista de correos electrónicos, números de teléfono, etc. proporcionados como un archivo CSV para un enlace dado.
15. ¿Puedo limitar el número de visitas para un documento enlazado?
Sí, esto es muy sencillo en HelpRange: ve a Controles de Acceso y proporciona el límite de vistas solicitado para el enlace dado.
16. ¿Qué es la puntuación de compromiso?
La puntuación de compromiso es una estimación aproximada de cuán comprometido estuvo un usuario al ver un documento. Básicamente, se calcula como una relación entre el número de páginas que el usuario vio durante al menos unos segundos y el número total de páginas, pero esta relación se normaliza por el número total de páginas del documento, para que sea más fácil asignar una cantidad dada de puntos por página para documentos más largos. El valor máximo es 100.
17. ¿Cómo se generan los mapas de calor?
Los mapas de calor se están generando en base a: movimientos del ratón, desplazamiento y clics del ratón. Los puntos rojos marcan los clics. El área de color púrpura significa que el usuario estaba pasando tiempo en un área determinada, el rojo significa un clic, el amarillo es solo un límite del púrpura, no significa mucho, lo mismo con el verde. Los mapas de calor agregados están en la página de estadísticas, los individuales están en las Grabaciones.
Marca
18. ¿Cómo usar mi propio dominio personalizado para enlaces a archivos?
Puedes usar tu propio nombre de dominio personalizado con la protección del protocolo SSL/TLS (Https), necesitas ir a Configuración de Perfil y hacer clic en Establecer Dominio. Esta opción funcionará solo para cuentas suscritas.
19. ¿Cómo incrustar documentos en tu sitio web para usar tu propio dominio?
Puede utilizar su dominio incrustando el enlace de su documento en su sitio web. Por favor vaya a Control de Acceso para el documento dado y luego haga clic en el botón Incrustar. Aquí puede copiar/pegar el código de incrustación dado en su sitio web para su URL personalizada. Pero, puede usar su propio nombre de dominio personalizado sin incrustar el visor en su sitio web, necesita ir a la Configuración de su Perfil y hacer clic en Establecer Dominio. Esta opción solo funcionará para cuentas suscritas.
Prevención de Capturas de Pantalla
20. ¿Cómo evitar que la gente tome capturas de pantalla de mi documento?
Esto es muy simple en HelpRange. Solo tienes que editar tu enlace en Controles de Acceso y activar la casilla de verificación Protección de Captura de Pantalla o Máscara de Captura de Pantalla. Si eliges Protección de Captura de Pantalla tus usuarios deberán instalar la aplicación en Android, iPhone o iPad para ver tus documentos. En caso de Máscara de Captura de Pantalla evitas que las personas tomen fotos de tus documentos, ya que los usuarios solo verán una parte de tu documento a la vez. Puedes personalizar el tamaño de la máscara en Configuración del Perfil de Administrador. También puedes personalizar la opacidad del área de la máscara en Configuración del Perfil de Administrador. También puedes cambiar la forma de tu máscara de captura de pantalla de rectángulo a círculo. Por favor, ve a Configuración de Perfil y activa Máscara Circular.
Marca de agua
21. ¿Cómo habilitar la marca de agua para un documento o directorio dado?
Esto es muy simple en HelpRange. Solo tienes que editar tu enlace en Controles de Acceso y marcar la casilla Habilitar Filigrana. O puedes establecer eso para todo el directorio marcando también la casilla Habilitar Filigrana en sus configuraciones de Control de Acceso. La filigrana actualmente funciona solo para documentos PDF. Puedes habilitar la filigrana dinámica. Esto significa que la filigrana se generará automáticamente dependiendo de la etiqueta del enlace a tu documento o la dirección de correo electrónico del invitado utilizada en tu Data Room (+ la fecha de apertura del documento). Así incrementa aún más la seguridad de tus documentos. Puedes activar la filigrana dinámica en la Configuración de tu Perfil.
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