U kunt HelpRange gebruiken om bestandstypen op te slaan en te delen: PDF, PowerPoint (.pptx, .ppt), Word (.docx, .doc), Afbeeldingen (bmp, jpeg, jpg, png, svg, tiff, webp), Tekst (rtf, txt), Spreadsheet (xls(x), csv, ods, xlr).
2. Wat is de uploadlimiet voor documentbestandsgrootte?
Momenteel is de standaardlimiet 80MB. Als je grotere documenten wilt uploaden, neem dan contact met ons op.
3. Wat zijn links naar documentbestanden?
U staat het toe om documentbestanden in HelpRange te openen via gedeelde links. U kunt zoveel van dergelijke links voor een bepaald documentbestand maken als u wilt. Elke dergelijke link kan worden gelabeld door de gebruiker/groep waaraan deze is toegewezen. Zo kunt u bijhouden wie precies uw document heeft geopend en bekeken.
4. Hoe werkt documenttracking?
Je uploadt je document in HelpRange en wij geven je een beveiligde link naar dat document, die je kunt delen. Wanneer een gebruiker een gegeven link in een browser opent, kan hij/zij het bekijken of downloaden (als je de mogelijkheid om te 'downloaden & printen' niet hebt uitgeschakeld). Als het in de browser wordt bekeken, kunnen we gebruikersstatistieken volgen (heatmaps, gelezen pagina's, IP-adres, gebruikte browser en meer...) en je dat allemaal laten zien in de vorm van analytische statistieken in HelpRange. Als je het downloaden van documenten toestaat, kunnen we het gedownloade document niet controleren en volgen, omdat het gewoon een bestand is.
5. Hoe een geüpload document bewerken (bijv. nadat je op de verzendknop hebt gedrukt)?
Dit is super simpel: je uploadt gewoon een documentbestand met dezelfde naam naar dezelfde map of je klikt op het pictogram om de bijgewerkte versie te uploaden.
Bescherming
6. Hoe voorkomt HelpRange dat mensen documenten downloaden/kopiëren/afdrukken?
Aangezien je je document in HelpRange hebt geüpload, geven we je veel toegangscontroles over je document. Allereerst kun je de mogelijkheid om je document te downloaden & printen uitschakelen. Op deze manier kun je de gebruiker toestaan om alleen via jouw link je document te bekijken, zodat je de toegangscontrole niet verliest en je een andere HelpRange-functie kunt gebruiken: de mogelijkheid om de toegang tot de gegeven documentlink op elk moment in te trekken. Je kunt de mogelijkheid uitschakelen om je link naar andere gebruikers door te sturen, en nog veel meer. Je moet er echter van bewust zijn dat geen enkele methode om te voorkomen dat mensen je materialen kopiëren perfect is. We kunnen dus niet garanderen dat je document niet gekopieerd wordt. We kunnen ons bijvoorbeeld een situatie voorstellen waarin je document wordt gekopieerd door schermafbeeldingen te maken van een scherm waarop je document wordt weergegeven (maar zelfs voor dit geval biedt HelpRange een oplossing: Screenshot Mask).
7. Hoe kunnen documenten veilig worden gedeeld met een opgegeven e-mailadres of een lijst met e-mailadressen (private datarooms)?
Ga naar het tabblad Data Rooms. Hier kunt u gasten toevoegen (als e-mailadressen) die buiten uw organisatie zijn. U kunt eenvoudig toegang tot documenten toewijzen en beheren voor hen. Elke keer dat u een document toewijst aan een bepaalde gast, stuurt HelpRange een e-mail met een link waarin gasten zich moeten verifiëren (met een eenmalig wachtwoord dat naar het opgegeven e-mailadres wordt verzonden) om de toegewezen documenten te zien. Die gasten kunnen uw studenten zijn, mensen die voor uw materialen hebben betaald, enzovoort. Alleen beheerders kunnen de toegang tot documenten voor gasten beheren.
8. Hoe schakel je het doorsturen van je documenten uit?
U kunt uw specifieke documentlink slechts met één gebruiker delen. Er zijn twee opties, één is om Doorsturen uitschakelen in te stellen voor een gegeven documentlink. Zodat alleen de eerste gebruiker die het opent, het opnieuw zal kunnen openen; elke andere gebruiker die deze link probeert te openen, wordt geblokkeerd (inclusief de eigenaar van het bestand). Dus als u de eigenaar van het bestand bent, moet u de gegeven documentlink niet openen, omdat het delen van deze link met andere gebruikers niet zal werken. Om het doorsturen van een documentlink uit te schakelen, gaat u naar Toegangscontrole voor een bepaald documentbestand en stelt u Doorsturen uitschakelen in voor een gegeven link. We verbieden het doorsturen van documentlinks op basis van de apparaateigenschappen waarop de documentlink de eerste keer werd geopend. Een andere optie is om de functie Data Rooms te gebruiken. Op deze manier kunt u uw documenten alleen delen met gasten (e-mailadressen) buiten uw organisatie. Elke gast moet zich authentiseren via eenmalige wachtwoorden om toegang te krijgen tot documenten.
9. Hoe werkt het instellen van de vervaldatum voor een document in HelpRange?
Het is eenvoudig: je stelt een vervaldatum in voor een bepaalde link van je documentbestand. Na de vervaldatum zal de link verlopen, zodat niemand die je document via deze link wil openen dit kan doen.
10. Hoe kan ik ervoor zorgen dat niemand behalve mensen uit een bepaalde groep mijn document bekijkt?
Er is geen manier om 100% zeker te zijn. Maar we maken veel methoden mogelijk om alleen een bepaalde groep mensen toe te staan om jouw materialen te bekijken. Afgezien van het uitschakelen van de mogelijkheid om jouw documenten te downloaden en af te drukken, kun je vervaldatums instellen, wachtwoorden gebruiken of alleen gebruikers met een bepaald IP-adres toestaan om jouw documenten te bekijken.
11. Hoe kan ik voorkomen dat meerdere gebruikers toegang krijgen tot een gedeelde documentlink?
Dit is eenvoudig in HelpRange. Je stelt gewoon in - Slechts één gebruiker kan tegelijk bekijken - voor de gegeven link. Het zou het aantal gebruikers dat toegang heeft tot een bepaalde link moeten beperken tot één.
Leads Generatie
12. Mag ik HelpRange gebruiken voor leadgeneratie (e-mails, telefoonnummers, enz.) zodat mijn documenten als leadmagnets kunnen dienen?
Ja, dat kan. U kunt vragen naar de e-mail, telefoon of andere informatie van gebruikers voordat ze uw document bekijken (ga naar Toegangscontrole en vink Toon Landingspagina aan). Om uw landingspagina aan te passen, gaat u naar Landings, bouwt u uw landingspagina en gebruikt u deze vervolgens door de Landingspagina Sjabloon te kiezen in uw Map Instellingen. Om juridische problemen te vermijden, kunt u uw eigen aangepaste HTML toestemmingsvak aanbieden dat onder onze checkbox wordt gebruikt (u kunt uw eigen sjabloon instellen in uw Instellingen, maar hiervoor moet u admin van het team zijn). Bovendien kunt u de volledige lijst van verstrekte e-mails, telefoonnummers, etc. downloaden als een CSV-bestand voor een gegeven link. Daarnaast kunt u een eigen aangepaste domeinnaam gebruiken. Hiervoor gaat u naar uw Profiel Instellingen en klikt u op Domein Instellen. Daarnaast kunt u vereisten voor verstrekte gebruikersinformatie instellen. U kunt een werk-e-mail vereisen, u kunt verifiëren dat de verstrekte e-mail echt eigendom is van de gebruiker (HelpRange kan een OTP-code naar de gebruiker sturen voor verificatie), u kunt een telefoonnummer vereisen en nog veel meer..
13. Kan ik mijn eigen taal gebruiken als taal van de landingspagina?
Ja, dat kan. Je kunt vertalingen voor teksten op de landingspagina aanbieden in de Profielinstellingen. Dit doe je door een JSON-woordenboek te verstrekken, bijvoorbeeld (voor Pools): {"Phone": "Telefon", "First Name": "Imię"}
Analyse & Tracking
14. Hoe kunt u bijhouden wie een bepaald document heeft geopend?
Er zijn drie mogelijkheden. De eerste is om een speciale link te maken voor een bepaalde gebruiker/groep. De tweede is om query-parameters toe te voegen aan de gegeven documentlink. Bijvoorbeeld, als je link https://www.helprange.com/view/somelinkid is, kun je bijvoorbeeld de query-parameter ?user=someid eraan toevoegen, om te delen als https://www.helprange.com/view/somelinkid?user=someid. De laatste mogelijkheid is om gebruikers te vragen naar hun e-mail, telefoon of andere informatie voordat ze je document bekijken (ga naar Toegangscontrole en vink Toon landingspagina aan). Om je landingspagina aan te passen, ga naar Landings, bouw je landingspagina en gebruik deze vervolgens door een Landingspagina-sjabloon te kiezen in je Directory-instellingen. Bovendien kun je de hele lijst van verstrekte e-mails, telefoonnummers, enz. als een CSV-bestand downloaden voor een bepaalde link.
15. Kan ik het aantal weergaven voor een bepaalde linkdocument beperken?
Ja, dit is heel eenvoudig in HelpRange: ga naar Toegangscontroles en geef je gevraagde weergavelimiet op voor de betreffende link.
16. Wat is betrokkenheidsscore?
Engagementscore is een ruwe schatting van hoe betrokken een bepaalde gebruiker was bij het bekijken van een document. In feite wordt het berekend als een verhouding van het aantal pagina's dat een bepaalde gebruiker gedurende minstens enkele seconden heeft bekeken tot het totale aantal pagina's, maar deze verhouding wordt genormaliseerd door het totale aantal pagina's van het gegeven document, zodat het makkelijker is om een bepaald aantal punten per pagina toe te kennen voor langere documenten. De maximale waarde is 100.
17. Hoe worden heatmaps gegenereerd?
Heatmaps worden gegenereerd op basis van: muisbewegingen, scrollen en muisklikken. Rode stippen markeren klikken. Paarse kleur betekent dat de gebruiker enige tijd op een bepaald gebied verbleef, rood betekent een klik, geel is slechts een grens van paars, het betekent niet veel, hetzelfde geldt voor groen. Geaggregeerde heatmaps zijn te vinden op de statistiekenpagina, individuele zijn te vinden in de Opnames.
Branding
18. Hoe gebruik ik mijn eigen aangepaste domein voor bestandslinks?
Je kunt je eigen domeinnaam gebruiken met SSL/TLS-protocolbescherming (Https). Hiervoor moet je naar je profielinstellingen gaan en klikken op Domein Instellen. Deze optie werkt alleen voor geabonneerde accounts.
19. Hoe een document in je website in te sluiten om je eigen domein te gebruiken?
U kunt uw domein gebruiken door de link van uw document op uw website in te sluiten. Ga naar Toegang Beheren voor het gegeven document en klik vervolgens op de knop Insluiten. Hier kunt u de gegeven insluitcode kopiëren en plakken op uw website voor uw aangepaste URL. Maar, u kunt uw eigen aangepaste domeinnaam gebruiken zonder de viewer in te sluiten op uw website, u moet naar uw Profielinstellingen gaan en op Domein Instellen klikken. Deze optie werkt alleen voor geabonneerde accounts.
Schermopname Preventie
20. Hoe kan ik voorkomen dat mensen screenshots van mijn document maken?
Dit is heel eenvoudig in HelpRange. Je hoeft alleen maar je link in Toegangscontrole te bewerken en het selectievakje Screenshotbescherming of Screenshotmasker aan te zetten. Als je kiest voor Screenshotbescherming moeten je gebruikers de app op Android, iPhone of iPad installeren om je documenten te bekijken. In het geval van Screenshotmasker voorkom je dat mensen foto's van je documenten maken, omdat gebruikers slechts een deel van je document op een gegeven moment zullen zien. Je kunt de grootte van het masker aanpassen in de Instellingen Profielbeheer. Je kunt ook de doorzichtigheid van het maskergebied aanpassen in de Instellingen Profielbeheer. Je kunt ook de vorm van je screenshotmasker veranderen van rechthoek naar cirkel. Ga alsjeblieft naar Profielinstellingen en zet Cirkel Masker aan.
Watermerken
21. Hoe watermarking inschakelen voor een bepaald document of directory?
Dit is heel eenvoudig in HelpRange. U hoeft alleen uw link te bewerken in Toegangsbesturing en het selectievakje Watermarking inschakelen aan te vinken. Of u kunt dit instellen voor de hele map door ook het selectievakje Watermarking inschakelen aan te vinken in de Toegangsbesturing instellingen. Watermarking werkt momenteel alleen voor PDF-documenten. U kunt dynamische watermarking inschakelen. Dit betekent dat de watermark automatisch wordt gegenereerd afhankelijk van het label van de link naar uw document of het e-mailadres van de gast die in uw Data Room wordt gebruikt (+ datum van documentopening). Dit verhoogt de beveiliging van uw documenten nog meer. U kunt dynamische watermarking inschakelen in uw Profielinstellingen.
Demo video's
Contact
Bij vragen of opmerkingen stuur hier een bericht.:
