Môžete použiť HelpRange na ukladanie a zdieľanie typov súborov: PDF, PowerPoint (.pptx, .ppt), Word (.docx, .doc), Obrázky (bmp, jpeg, jpg, png, svg, tiff, webp), Text (rtf, txt), Tabuľky (xls(x), csv, ods, xlr).
2. Aký je limit na veľkosť nahrávaného dokumentu?
Aktuálne je predvolený limit 80 MB. Ak chcete nahrávať väčšie dokumenty, kontaktujte nás, prosím.
3. Čo sú odkazy na dokumentové súbory?
Povoľujete prístup k súborom dokumentov v HelpRange prostredníctvom zdieľaných odkazov. Môžete vytvoriť toľko takýchto odkazov pre daný súbor dokumentu, koľko chcete. Každý takýto odkaz môže byť označený užívateľom/skupinou, ktoré mu boli priradené. Takto môžete sledovať, kto presne váš dokument otvoril a prezeral.
4. Ako funguje sledovanie dokumentov?
Nahrajte svoj dokument do HelpRange a my vám poskytneme bezpečný odkaz na tento dokument, ktorý môžete zdieľať. Keď používateľ otvorí daný odkaz v prehliadači, môže ho zobraziť alebo stiahnuť (ak ste nezakázali možnosť stiahnuť a tlačiť). Ak sa dokument zobrazuje v prehliadači, môžeme sledovať štatistiky používania (teplotné mapy, prečítané strany, IP adresu, použitý prehliadač a ďalšie...) a zobrazíme vám to všetko vo forme analytických štatistík v HelpRange. Ak povolíte stiahnutie dokumentu, nemôžeme ovládať a sledovať stiahnutý dokument, pretože je to jednoducho súbor.
5. Ako upraviť nahraté dokumenty (napr. po kliknutí na tlačidlo poslať)?
Je to veľmi jednoduché: stačí nahrať súbor dokumentu s rovnakým názvom do rovnakého adresára alebo kliknúť na ikonu, aby ste nahrali aktualizovanú verziu.
Ochrana
6. Ako HelpRange zabraňuje ľuďom sťahovať/kopírovať/tlačiť dokumenty?
Vzhľadom k tomu, že ste nahrali svoj dokument do HelpRange, poskytujeme vám mnoho možností na správu prístupu k vašemu dokumentu. V prvom rade môžete zakázať možnosť sťahovania a tlače vášho dokumentu. Týmto spôsobom umožňujete používateľovi prezerať si váš dokument len pomocou vášho odkazu, takže nestrácate kontrolu nad prístupom a môžete využiť ďalšiu funkciu HelpRange: možnosť zrušiť prístup k danému odkazu na dokument kedykoľvek. Môžete deaktivovať schopnosť preposlať váš odkaz iným používateľom, a mnoho ďalšieho. Musíte si však byť vedomí toho, že žiadna takáto metóda na zabránenie kopírovaniu vašich materiálov nie je dokonalá. Preto nemôžeme zaručiť, že váš dokument nebude skopírovaný. Napríklad si môžeme predstaviť situáciu, v ktorej bude váš dokument skopírovaný pomocou snímok obrazovky zobrazujúcej váš dokument (ale aj pre tento prípad ponúka HelpRange riešenie: Screenshot Mask).
7. Ako bezpečne zdieľať dokumenty s danou e-mailovou adresou alebo zoznamom e-mailových adries (súkromné dátové miestnosti)?
Prosím, prejdite na kartu Dátové miestnosti. Tu môžete pridať hostí (ako e-mailové adresy), ktorí sú mimo vašej organizácie. Ľahko im môžete prideliť a kontrolovať prístup k dokumentom. Zakaždým, keď priradíte dokument pre daného hosťa, HelpRange pošle e-mailovú správu s odkazom, kde sa hostia budú musieť autentifikovať (použitím jednorazového hesla odoslaného na danú e-mailovú adresu), aby si mohli zobraziť priradené dokumenty. Títo hostia môžu byť vaši študenti, ľudia, ktorí si zaplatili za vaše materiály a podobne. Iba administrátori môžu kontrolovať prístup k dokumentom pre hostí.
8. Ako zakázať preposielanie vašich dokumentov?
Môžete zdieľať konkrétny odkaz na dokument iba s jedným používateľom. Existujú dve možnosti, jedna je nastaviť „Zakázať preposielanie“ pre daný odkaz na dokument. Takže iba prvý používateľ, ktorý ho otvorí, bude schopný ho otvoriť znova, akýkoľvek iný používateľ, ktorý sa pokúsi otvoriť tento odkaz, bude zablokovaný (vrátane vlastníka súboru). Takže ak ste vlastníkom súboru, nemali by ste otvoriť daný odkaz na dokument, pretože zdieľanie tohto odkazu s inými používateľmi nebude fungovať. Ak chcete zakázať preposielanie odkazu na dokument, prosím, prejdite do ovládania prístupu k danému súboru dokumentu a nastavte „Zakázať preposielanie“ pre daný odkaz. Zakazujeme preposielanie odkazov na dokumenty na základe charakteristík zariadenia, na ktorom bol odkaz na dokument prvýkrát otvorený. Ďalšou možnosťou je použiť funkciu „Dátové miestnosti“. Týmto spôsobom môžete zdieľať svoje dokumenty iba s hosťami (emailové adresy) mimo vašej organizácie. Každý hosť sa bude musieť autentifikovať prostredníctvom jednorazových hesiel, aby získal prístup k dokumentom.
9. Ako funguje nastavenie dátumu vypršania platnosti dokumentu v HelpRange?
Je to jednoduché: nastavíte dátum vypršania platnosti pre daný odkaz vášho dokumentu. Po uplynutí dátumu vypršania platnosti odkaz prestane byť platný, takže ktokoľvek, kto bude chcieť získať prístup k vášmu dokumentu pomocou tohto odkazu, to nebude môcť urobiť.
10. Ako si môžem byť istý, že nikto okrem ľudí z danej skupiny neuvidí môj dokument?
Neexistuje spôsob, ako si byť stopercentne istý. Ale, umožňujeme mnoho metod, ktoré umožňujú len určenej skupine ľudí zobraziť vaše materiály. Okrem zablokovania schopnosti „sťahovať a tlačiť“ vaše dokumenty, môžete nastaviť dátumy vypršania platnosti, prístupové kódy alebo povoliť len používateľom s danou IP adresou zobraziť vaše dokumenty.
11. Ako môžem zabrániť viacerým používateľom v prístupe k danému zdieľanému odkazu na dokument?
Toto je jednoduché v HelpRange. Len nastavujete - Iba jeden používateľ môže pozerať v rovnakom čase - pre daný odkaz. Malo by to obmedziť počet používateľov, ktorí majú prístup k danému odkazu na jedného.
Generovanie potenciálnych zákazníkov
12. Môžem použiť HelpRange na generovanie potenciálnych zákazníkov (e-maily, telefónne čísla a pod.), aby moje dokumenty fungovali ako magnety na získavanie zákazníkov?
Áno, môžete. Pred zobrazením vášho dokumentu môžete žiadať o email používateľov, telefón alebo iné informácie (prejdite do Kontrol prístupu a zaškrtnite Zobraziť úvodnú stránku). Prispôsobte svoju úvodnú stránku, choďte na Landings, vytvorte si svoju úvodnú stránku a potom ju použite výberom šablóny úvodnej stránky v nastaveniach vášho adresára. Aby ste sa vyhli právnym problémom, môžete poskytnúť vlastný HTML súhlasný box, ktorý bude použitý pod naším zaškrtávacím boxom (môžete nastaviť svoju vlastnú šablónu v nastaveniach, ale musíte byť adminom tímu). Navyše, môžete stiahnuť celý zoznam poskytnutých emailov, telefónnych čísel, atď. ako súbor CSV pre daný odkaz. Navyše, môžete použiť vlastné vlastné doménové meno, musíte prejsť do nastavení profilu a kliknúť na Nastaviť doménu. Dodatočne môžete nastaviť požiadavky na poskytnuté informácie o používateľovi, môžete požadovať pracovný email, môžete overiť, či poskytnutý email skutočne vlastní používateľ (HelpRange môže poslať overovací kód používateľovi na overenie), môžete požadovať telefónne číslo a oveľa viac....
13. Môžem použiť svoj vlastný jazyk ako jazyk vstupnej stránky?
Áno, môžete. Môžete poskytovať preklady textov na vstupnej stránke v Nastaveniach profilu. Robíte to poskytnutím JSON slovníka, napríklad (pre poľštinu): {"Phone": "Telefon", "First Name": "Imię"}
Analytika a sledovanie
14. Ako sledovať, kto otvoril daný dokument?
Existujú tri možnosti. Prvá je vytvoriť špeciálny odkaz pre daného používateľa/skupinu. Druhá je pridať dotazovacie parametre k danému odkazu na dokument. Napríklad, ak je váš odkaz https://www.helprange.com/view/somelinkid, môžete pridať napríklad dotazovací parameter ?user=someid k nemu a zdieľať https://www.helprange.com/view/somelinkid?user=someid. Posledná možnosť je požiadať o e-maily, telefónne čísla alebo iné údaje používateľov pred tým, ako si zobrazia váš dokument (choďte do Prístupových kontrol a zaškrtnite Zobraziť vstupnú stránku). Pre prispôsobenie vašej vstupnej stránky prejdite do sekcie Vstupy, vytvorte si vlastnú vstupnú stránku a potom ju použite výberom Šablóny vstupnej stránky v nastaveniach vášho adresára. Navyše, celú zoznam poskytovaných e-mailov, telefónnych čísel, atď. pre konkrétny odkaz, si môžete stiahnuť vo formáte CSV súboru.
15. Môžem obmedziť počet zobrazení pre daný odkaz na dokument?
Áno, je to veľmi jednoduché v HelpRange: prejdite na Ovládanie prístupu a zadajte požadovaný limit zobrazení pre daný odkaz.
16. Čo je skóre zapojenia?
Skóre zapojenia je hrubý odhad toho, ako zapojený bol daný používateľ pri prezeraní dokumentu. V podstate sa vypočítava ako pomer počtu strán, ktoré daný používateľ prezeral aspoň niekoľko sekúnd, k celkovému počtu strán, ale tento pomer je normalizovaný celkovým počtom strán pre daný dokument, aby bolo jednoduchšie prideliť určitý počet bodov za stránku pre dlhšie dokumenty. Maximálna hodnota je 100.
17. Ako sa generujú teplotné mapy?
Heatmapy sa vytvárajú na základe: pohybu myši, rolovania a kliknutí myšou. Červené body označujú kliknutia. Fialová oblasť znamená, že používateľ strávil nejaký čas v danej oblasti, červená znamená kliknutie, žltá je len ohraničením fialovej, neznamená to veľa, to isté platí pre zelenú. Agregované heatmapy sú na stránke so štatistikami, jednotlivé sú v záložke Záznamy.
Značkovanie
18. Ako použiť vlastnú doménu pre odkazy na súbory?
Môžete používať vlastný názov domény s ochranou protokolu SSL/TLS (Https), stačí ísť do Nastavení profilu a kliknúť na Nastaviť doménu. Táto možnosť bude fungovať iba pre predplatené účty.
19. Ako vložiť dokument na vašu webovú stránku, aby ste použili vlastnú doménu?
Svoj doménu môžete používať vložením odkazu na dokument na vašej webstránke. Prejdite na Ovládanie prístupu daného dokumentu a potom kliknite na tlačidlo Vložiť. Tu môžete skopírovať/vložiť uvedený embed kód na vašu webstránku pre vaše vlastné URL. Ale, môžete používať vlastný názov domény bez vloženého prehliadača na vašej webstránke, musíte ísť do svojho Profilu Nastavenia a kliknúť na Nastaviť doménu. Táto možnosť bude fungovať iba pre predplatené účty.
Zabránenie snímania obrazovky
20. Ako zabrániť ľuďom robiť snímky môjho dokumentu?
Toto je veľmi jednoduché v HelpRange. Stačí upraviť svoj odkaz v Access Controls a zapnúť zaškrtávacie políčko Screenshot Protection alebo Screenshot Mask. Ak si vyberiete Screenshot Protection, vaši používatelia budú musieť nainštalovať aplikáciu na Android, iPhone alebo iPad, aby mohli zobrazovať vaše dokumenty. V prípade Screenshot Mask zabránite ľuďom fotografovať vaše dokumenty, pretože používatelia uvidia len časť vášho dokumentu naraz. Veľkosť masky môžete upraviť v nastaveniach profilu správcu. Taktiež môžete prispôsobiť priehľadnosť masky v nastaveniach profilu správcu. Môžete tiež zmeniť tvar masky zo štvorca na kruh. Prejdite, prosím, do Nastavení profilu a zapnite Circle Mask.
Vodoznak
21. Ako povoliť vodoznak pre daný dokument alebo adresár?
Toto je veľmi jednoduché v HelpRange. Stačí upraviť váš odkaz v časti Access Controls a zaškrtnúť políčko Povoliť vodoznak. Alebo môžete toto nastavenie aplikovať na celý adresár, tiež zaškrtnutím políčka Povoliť vodoznak v jeho nastaveniach Access Control. Vodoznak zatiaľ funguje iba pre PDF dokumenty. Môžete povoliť dynamický vodoznak. To znamená, že vodoznak sa vygeneruje automaticky v závislosti na označení odkazu na váš dokument alebo e-mailovej adrese hosťa použitého vo vašej dátovej miestnosti (+ dátum otvorenia dokumentu). Tak sa zvýši bezpečnosť vašich dokumentov ešte viac. Dynamický vodoznak môžete povoliť v nastaveniach profilu.
Ukážkové videá
Kontakt
V prípade akýchkoľvek otázok alebo pripomienok pošlite správu sem.:
