Du kan använda HelpRange för att lagra och dela filtyper: PDF, PowerPoint (.pptx, .ppt), Word (.docx, .doc), Bilder (bmp, jpeg, jpg, png, svg, tiff, webp), Text (rtf, txt), Kalkylblad (xls(x), csv, ods, xlr).
2. Vad är gränsen för uppladdningsstorlek för dokumentfiler?
För närvarande är standardgränsen 80 MB. Om du vill ladda upp större dokument, kontakta oss.
3. Vad är länkar till dokumentfiler?
Du tillåter åtkomst till dokumentfiler i HelpRange genom delade länkar. Du kan skapa så många sådana länkar till en given dokumentfil som du vill. Varje sådan länk kan märkas av den användare/grupp som tilldelas den. Så du kan spåra exakt vem som öppnade och tittade på ditt dokument.
4. Hur fungerar dokumentspårning?
Du laddar upp ditt dokument i HelpRange och vi ger dig en säker länk till det dokumentet, som du kan dela. När en användare öppnar en given länk i en webbläsare kan han/hon visa eller ladda ner det (om du inte har inaktiverat funktionen för ladda ner & skriva ut). Om det visas i webbläsaren kan vi spåra användningsstatistik (värmekartor, lästa sidor, IP-adress, använd webbläsare och mer...) och visa dig allt det i form av analysstatistik i HelpRange. Om du tillåter dokumentnedladdning, kan vi inte kontrollera eller spåra det nedladdade dokumentet, eftersom det bara är en fil.
5. Hur redigerar man uppladdade dokumentfiler (t.ex. efter att du tryckt på skicka-knappen)?
Detta är superenkelt: du laddar bara upp en dokumentfil med samma namn till samma katalog eller så klickar du på ikonen för att ladda upp den uppdaterade versionen.
Skydd
6. Hur hindrar HelpRange människor från att ladda ner/kopiera/skriva ut dokument?
Med tanke på att du har laddat upp ditt dokument i HelpRange, ger vi dig mycket kontroll över åtkomsten till ditt dokument. För det första kan du inaktivera möjligheten att ladda ner och skriva ut ditt dokument. På så sätt tillåter du användaren att bara se ditt dokument genom att använda din länk, så du förlorar inte kontrollen över åtkomsten till det och du kan använda en annan HelpRange-funktion: möjligheten att återkalla åtkomsten till den aktuella dokumentlänken när som helst. Du kan inaktivera möjligheten att vidarebefordra din länk till andra användare, och mycket mer. Men du behöver vara medveten om att inga sådana metoder för att hindra folk från att kopiera dina material är perfekta. Så vi kan inte garantera att ditt dokument inte kommer att kopieras. Till exempel kan vi föreställa oss en situation där ditt dokument kopieras genom att ta skärmbilder av en skärm som visar ditt dokument (men även för detta fall erbjuder HelpRange en lösning: Skärmdumpmask).
7. Hur man delar dokument säkert med en given e-postadress eller lista av e-postadresser (privata datarum)?
Gå till fliken Data Rooms. Här kan du lägga till gäster (som e-postadresser) som är utanför din organisation. Du kan enkelt tilldela och kontrollera åtkomst till dokument för dem. Varje gång du tilldelar ett dokument till en given gäst kommer HelpRange att skicka ett e-postmeddelande med en länk där gästerna behöver autentisera sig (med hjälp av ett engångslösenord som skickas till den angivna e-postadressen) för att se de tilldelade dokumenten. Dessa gäster kan vara dina studenter, personer som har betalat för dina material och så vidare. Endast administratörer kan kontrollera åtkomst till dokument för gäster.
8. Hur inaktiverar man vidarebefordran av dina dokument?
Du kan dela din specifika dokumentlänk endast med en användare. Det finns två alternativ, ett är att ställa in Inaktivera vidarebefordran för en given dokumentlänk. Så att endast den första användaren som öppnar den, kommer att kunna öppna den igen, alla andra användare som försöker öppna denna länk kommer att blockeras (inklusive ägaren av filen). Så om du är ägaren av filen, bör du inte öppna den givna dokumentlänken, eftersom delning av denna länk med andra användare inte kommer att fungera. För att inaktivera vidarebefordran av en dokumentlänk, gå till åtkomstkontroll för en given dokumentfil och ställ in Tillåt inte vidarebefordran för en given länk. Vi förbjuder vidarebefordran av dokumentlänkar baserat på enhetens egenskaper på vilken dokumentlänken öppnades första gången. Ett annat alternativ är att använda funktionen Data Rooms. På detta sätt kan du dela dina dokument endast med gäster (e-postadresser) utanför din organisation. Varje gäst måste autentisera sig via engångslösenord för att få tillgång till dokument.
9. Hur fungerar inställningen av utgångsdatum för ett dokument i HelpRange?
Det är enkelt: du ställer in ett utgångsdatum för en viss länk till din dokumentfil. Efter utgångsdatumet kommer länken att förfalla så att ingen som vill få tillgång till ditt dokument med denna länk kommer att kunna göra det.
10. Hur kan jag vara säker på att ingen förutom personer från en viss grupp kommer att se mitt dokument?
Det finns inget sätt att vara 100% säker. Men vi möjliggör många metoder för att endast tillåta en given grupp människor att se dina material. Förutom att inaktivera möjligheten att ladda ner och skriva ut dina dokument, kan du ställa in utgångsdatum, lösenord eller så kan du endast tillåta användare med en viss IP-adress att se dina dokument.
11. Hur kan jag förhindra flera användare från att få tillgång till en given delad dokumentlänk?
Detta är enkelt i HelpRange. Du ställer bara in - Endast en användare kan visa åt gången - för den givna länken. Det bör begränsa antalet användare som får åtkomst till en given länk till en.
Leads-generering
12. Kan jag använda HelpRange för leadgenerering (e-postadresser, telefonnummer, etc.) så att mina dokument fungerar som lead-magneter?
Ja, det kan du. Du kan fråga om användarnas e-post, telefon eller annan information innan de ser ditt dokument (gå till Åtkomstkontroller och markera Visa Landningssida). Anpassa din landningssida genom att gå till Landningar, bygg din landningssida och använd den sedan genom att välja Landningssidmall i Dina Kataloginställningar. För att undvika juridiska problem kan du skapa din egen anpassade HTML-samtyckesruta som kommer att användas under vår kryssruta (du kan skapa din egen mall i dina Inställningar, men du måste vara administratör för teamet). Dessutom kan du ladda ner hela listan med angivna e-postadresser, telefonnummer, etc. som en CSV-fil för en given länk. Dessutom kan du använda ett eget anpassat domännamn, du behöver gå till dina Profilinställningar och klicka på Ställ in Domän. Dessutom kan du ställa in krav för angiven användarinformation, du kan kräva arbetsmejl, du kan verifiera att angivet mejl verkligen ägs av användaren (HelpRange kan skicka OTP-kod till användaren för verifiering), du kan kräva telefonnummer och mycket mer....
13. Kan jag använda mitt eget språk som språk på landningssidan?
Ja, du kan. Du kan tillhandahålla översättningar för texter på landningssidan under Profilinställningar. Du gör det genom att tillhandahålla en JSON-ordbok som till exempel (för polska): {"Phone": "Telefon", "First Name": "Imię"}
Analys och Spårning
14. Hur spårar man vem som öppnade ett visst dokument?
Det finns tre alternativ. Första alternativet är att skapa en dedikerad länk för en given användare/grupp. Andra alternativet är att lägga till query-parametrar till den givna dokumentlänken. Till exempel om din länk är https://www.helprange.com/view/somelinkid, kan du lägga till exempelvis query-parametern ?user=someid till den för att dela https://www.helprange.com/view/somelinkid?user=someid. Sista alternativet är att fråga efter användarnas e-post, telefonnummer eller annan information innan de tittar på ditt dokument (gå till Åtkomstkontroller och markera Visa landningssida). För att anpassa din landningssida, vänligen gå till Landningssidor, bygg din landningssida och använd den sedan genom att välja mall för landningssida i dina mappinställningar. Dessutom kan du ladda ner hela listan över angivna e-postadresser, telefonnummer etc. som en CSV-fil för en given länk.
15. Kan jag begränsa antalet visningar för ett givet länkdokument?
Ja, detta är väldigt enkelt i HelpRange: gå till Åtkomstkontroller och ange din önskade visningsgräns för den givna länken.
16. Vad är engagemangsgrad?
Engagemangspoäng är en grov uppskattning av hur engagerad en given användare var när denne visade ett dokument. I princip beräknas det som ett förhållande mellan antalet sidor den givna användaren såg i minst några sekunder och det totala antalet sidor, men detta förhållande normaliseras genom det totala antalet sidor för ett givet dokument, så att det är enklare att tilldela ett visst antal poäng per sida för längre dokument. Maxvärdet är 100.
17. Hur värmekartor genereras?
Värmekartor genereras baserat på: musrörelser, skrollning och musklick. Röda prickar markerar klick. Lila färgområde innebär att användaren har spenderat tid på ett givet område, rött betyder ett klick, gult är bara en gräns av lila, det betyder inte mycket, samma gäller för grönt. Aggregerade värmekartor finns på statistsidan, individuella finns under Inspelningar.
Varumärke
18. Hur använder jag min egen anpassade domän för fil länkar?
Du kan använda eget anpassat domännamn med SSL/TLS-protokollskydd (Https), du behöver gå till dina Profilinställningar och klicka på Ställ in domän. Detta alternativ fungerar endast för prenumererade konton.
19. Hur man bäddar in dokument på din webbplats för att använda din egen domän?
Du kan använda din domän genom att bädda in din dokumentlänk på din webbplats. Gå till Åtkomstkontroll för det angivna dokumentet och klicka sedan på Bädda in-knappen. Här kan du kopiera/klistra in den angivna inbäddningskoden på din webbplats för din anpassade URL. Men, du kan använda ditt eget anpassade domännamn utan att bädda in en visare på din webbplats, du behöver gå till dina Profile Settings och klicka på Set Domain. Detta alternativ fungerar endast för prenumererade konton.
Skärmdumpsskydd
20. Hur förhindrar man att folk tar skärmdumpar av mitt dokument?
Det här är väldigt enkelt i HelpRange. Du behöver bara redigera din länk i Åtkomstkontroller och aktivera kryssrutan Skärmdumpsskydd eller Skärmdumpsmask. Om du väljer Skärmdumpsskydd måste dina användare installera appen på Android, iPhone eller iPad för att visa dina dokument. I fallet med Skärmdumpsmask förhindrar du människor från att ta foton av dina dokument, eftersom användarna endast kommer att se en del av ditt dokument åt gången. Du kan anpassa storleken på masken i Administrationsprofilsinställningar. Du kan också anpassa opaciteten på maskområdet i Administrationsprofilsinställningar. Du kan också ändra formen på din skärmdumpsmask från rektangel till cirkel. Gå till Profilsinställningar och aktivera Cirkelmask.
Vattenmärkning
21. Hur aktiverar man vattenmärkning för ett visst dokument eller en viss mapp?
Detta är mycket enkelt i HelpRange. Du behöver bara redigera din länk i Åtkomstkontroller och markera kryssrutan Aktivera vattenmärkning. Eller så kan du ställa in det för hela katalogen genom att också markera kryssrutan Aktivera vattenmärkning i dess Åtkomstkontrollinställningar. Vattenmärkning fungerar för närvarande endast för PDF-dokument. Du kan aktivera dynamisk vattenmärkning. Det betyder att vattenmärket skapas automatiskt beroende på etiketten på länken till ditt dokument eller e-postadressen till gästen som används i ditt Datarrum (+ datum för dokumentöppning). Så det ökar säkerheten för dina dokument ännu mer. Du kan slå på dynamisk vattenmärkning i dina profilställningar.
Demovideor
Kontakt
Vid frågor eller kommentarer, skicka meddelande här.:
